Niezarządzane licencje oprogramowania to podwójne ryzyko: przepłacanie za nieużywane subskrypcje lub naruszenie warunków licencji skutkujące karami finansowymi. Systematyczna inwentaryzacja IT pozwala mieć pełną kontrolę nad zasobami firmy.
Pełna ewidencja sprzętu powinna zawierać dla każdego urządzenia: numer seryjny, model, datę zakupu i gwarancji, przypisanego użytkownika, lokalizację, stan techniczny oraz zainstalowane oprogramowanie. Narzędzia do automatycznej inwentaryzacji (Lansweeper, PDQ Inventory, Microsoft Intune) skanują sieć i zbierają te dane bez konieczności ręcznego wprowadzania.
Software Asset Management (SAM) to proces zapewniający, że firma używa oprogramowania zgodnie z warunkami licencji. Kluczowe zadania:
Subskrypcje M365 to często największa pozycja w budżecie licencji IT. Regularne przeglądy powinny weryfikować: czy wszyscy aktywni użytkownicy rzeczywiście korzystają z przypisanego planu (raport aktywności w Admin Center), czy nie ma kont-widmo (byłych pracowników), i czy wybrany plan odpowiada rzeczywistym potrzebom.
Producenci oprogramowania (Microsoft, Adobe, Oracle) regularnie przeprowadzają audyty licencyjne. Firmy nieposiadające aktualnej ewidencji narażają się na wysokie kary lub konieczność dokupienia licencji w trybie pilnym, po cenach katalogowych. Dobrze prowadzony SAM jest najlepszym przygotowaniem do audytu.
Firmy, które wdrożyły profesjonalne zarządzanie licencjami, oszczędzają średnio 15-30% kosztów oprogramowania w pierwszym roku.
IT44 przeprowadza audyty licencyjne i wdraża procesy zarządzania zasobami IT (ITAM). Dowiedz się, gdzie możesz zaoszczędzić.
